ハガキ・手紙の書き方

企業へのアプローチの第一歩は資料請求です。その手段としてインターネットの利用が主流ですが、ハガキ(手紙)を利用する場合もあります。

官製ハガキの例とポイント

必要なデータを簡潔に記入するのが先決です。あまり凝りすぎないように。

(1)要件をつける

何が目的のハガキなのか一目でわかる様に。


(2)本文のポイント

時候の挨拶文は不要。「前略」で始め「草々」で結ぶ。大企業の場合、会社案内の発注を業者に委託し、採用担当者が読まないこともありますが、中小企業の場合、担当者がハガキに目を通すことがあるので、一言なぜ請求したのかを添えるとよいでしょう。
(例)「御社の製品を長年愛用しています」「○○業界に焦点を絞っています」

表書き

住所

会社名より小さく書きます。

宛名

「株式会社」が社名の前か後かに注意。部署名も必ず明記。部署名の後には「御中」、担当者に出す場合は個人名に「様」をつけます。

ハガキの宛名書き

・住所は郵便番号の右端の枠に揃えて書きます。
・資料請求の場合、自分の住所・氏名などは裏面に書きます。

手紙のポイント

(1)対象企業をよく考えて

手紙での資料請求は企業にとって、「開封の手間」がかかります。応募者の多い企業はハガキで充分ですが、逆に中小企業は担当者がチェックすることもあるので、手紙が有効な場合もあります。

(2)本文

•冒頭
 時候の挨拶を。
 例「拝啓 時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」
•本文
 簡単な自己紹介、自分の専門分野、その企業になぜ関心を持ったのか、簡潔にまとめます。

•文末
 「敬具」でしめ、日付と住所、名前(ハガキ部分参考)を明記します。

宛名書きのポイント

1.会社名は正式名称で
 ㈱のように略さずに「株式会社」と中央にくるように書きます。

2.個人あてか、会社・部署あてか
 ◦個人あて
 「人事部人事課○○様」
 ◦人事部長あて
 「人事部長○○様」
 ◦部署名あて
 「人事部人事課御中」
 ◦担当部署がわからない
 「採用ご担当者様」

3.書類を送る
 履歴書やエントリーシートなど応募書類を送るときは、表の左下に赤で「履歴書在中」「応募書類在中」のように明記します。

4.情報誌についているハガキの場合
 「人事部行」など宛名が印刷されていたら「行」を二重線で消してその横に御中と書き直します。

封筒の宛名書き

裏面の記入ポイント
•住所と名前は中央のはり合わせ部分をはさんで書きます。
•封のところには開封の履歴が判るように「〆」「封」などと書きます。

メールの書き方

資料請求は就職情報サイトや各企業の専用ページ、メールが主流になっています。いずれも双方向コミュニケーションですので、返信メールには十分注意を払ってください。また、企業の専用ページから直接送信する場合は、コメント欄は空白にせず、簡潔に記入しましょう。

メールの例とポイント

件名:資料送付のお願い

自由ケ丘商事 人事部採用課御中(または採用ご担当者様)

私は産業能率大学情報マネジメント学部3年の伊勢原花子と申します。………………(2)
御社の入社案内のご送付をお願いしたく、メールを送らせていただきました。
現在、私は卸売業界に絞って就職活動の準備を進めております。御社が医療機具部門の草分け的存在であることを知り、大変興味を持ちました。
御社のセミナーには、ぜひとも参加させていただくつもりでおります。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

氏  名:伊勢原 花子(いせはら はなこ)……………………………………………(3)
住  所:〒259-1199 神奈川県厚木市森の里5丁目3番地2号
電  話:0463-92-2222
携帯電話:090-1234-5678
Eメール:a3105999@mi.sanno.ac.jp
産業能率大学情報マネジメント学部現代マネジメント学科
(ゼミ:大山一郎教授・マーケティング論)

1.タイトルのつけかた
 「○○のお願い」「○○の確認」など、それだけで要件がわかるように。

2.本文
 要領よく簡潔に。時候の挨拶は省略可能。興味を持った理由を添えること。

3.シグネチャ(署名)
 氏名のフリガナも書くとよい。記号や顔文字は使用しない。

メールの注意点

1.メールに不向きな例
 緊急を要する場合(遅刻の連絡など)や誠意を伝えたいとき(内定辞退など)は、電話や訪問する方が望ましいでしょう。

2.送信リストの記録
 重複して送信しないよう、いつどの企業に送ったのか、またいつ資料が届いたのか記録しておくと便利です。

電話のかけ方

電話の基本マナー

1.始業時、昼休み、終業時は避ける。
 AM10:00~11:00、PM2:00~3:00がベスト。

2.あらかじめ用件を整理し、メモしておく。

3.電話をかけたらまず名乗る。
 「私、産業能率大学情報マネジメント学部○年の○○○○と申します」とはっきりとフルネームで。

4.自分のことは「わたくし」、相手の企業は「御社」で。

5.約束事は復唱する。時間や場所など聞き間違えのないように確認を。

6.携帯電話からかけるときは…
 できれば、自宅の電話のほうが落ち着いてかけられ、相手も聞き取りやすいので好ましいですが、至急連絡したいときなどは携帯を使用してもかまいません。ただし、静かな場所・電波がきちんと入る場所でかけるようにしましょう。

電話のかけ方の例

1.冒頭
 「お忙しいところ恐れ入ります。私、産業能率大学情報マネジメント学部○年の○○○○と申します。採用ご担当の方(○○様)をお願いいたします。」

2.相手が不在のとき
 ◦またかけ直す
  「それでは、また午後にかけ直したいと思います。失礼ですが、どなた様あてにおかけすればよろしいでしょうか?」→担当者名がわからないときは聞いてもかまいません。
 ◦他の人に聞いてみる
  「実は、セミナーの予約をお願いしたいのですが、どなたかおわかりになる方はいらっしゃいますか?」

3.用件を復唱する

4.終わりの挨拶
 「お忙しいところ、どうもありがとうございました。失礼いたします。」
 相手が受話器を置いてから静かに切る。

OB・OG訪問

なぜOB・OG訪問をするのか

会社案内やホームページだけでは、なかなかその会社の実状はつかめません。「その会社や業界で働いてみた実態」これこそがOB・OGから得られる最強の情報です。試験対策を教えてもらうことが目的ではないことをよく覚えておいてください。社会の第一線で活躍している産能大のOB・OGを充分に活用しましょう。

OB・OG訪問の流れ

(1)OB・OGの有無を調べる

キャリアセンターの求人検索システム「San-Qネット」もしくは就職実績一覧でOB・OGがいるか調べます。


(2)事前調査・質問リストの作成

•その企業のデータを収集しましょう。
 「会社四季報」などキャリアセンター内の資料をチェック!
•質問項目をリストアップしましょう。
 会社案内に掲載されているような、調べればわかることは聞かないように。
 ◦現在の仕事の内容(毎日・毎月の仕事の流れ)
 ◦現在の勤務先に決めた理由
 ◦仕事の面白さと大変さ
 ◦社内の雰囲気
 ◦入社から現在までの担当した業務・部署
 ◦どんな人に向いているか



(3)電話または手紙でOB・OGに連絡をする

現在の状況がわからない事が多いので、まずは企業の人事担当者に連絡します。OB・OGに直接連絡する場合、最初の連絡は要領よく手短に。
•自分が誰かをはっきり伝える。
•連絡の目的を簡潔に話す。
•面会をお願いする。

(4)いよいよ当日!OB・OGと会う

•面会場所は勤務先周辺で。遅刻は絶対しないように注意しましょう。
•話は1時間以内に終わらせるようにしましょう。

(5)OB・OG訪問が終わったら

•できればその日のうちにお礼のハガキを書きましょう。
•「どの部分が参考になったのか」を書き添えると印象度もアップします。
•もし、その企業に内定しなくても、訪問した先輩には就職活動が終了したら、結果を報告しましょう。

応募書類について

応募書類とは

企業などに応募する際に提出する書類を「応募書類」といい、一般的には次の4点の書類提出を求められます。

1.履歴書
 授業期間中は湘南キャンパスはファミリーマートで、自由が丘キャンパスは1号館地下売店で販売しています。
 (夏期・春期休業中は湘南キャンパスは湘南キャリアセンターで販売。自由が丘キャンパスは通常と変わりません。)

2.成績証明書
 各キャンパスの自動証明書発行機を利用してください。

3.卒業見込証明書
 各キャンパスの自動証明書発行機を利用してください。

4.健康診断書
 大学で健康診断を受けた場合は、5月上旬より各キャンパスの自動証明書発行機を利用してください。

履歴書

提出する書類の中でいちばん重要なものです。本学様式と、文具店などで販売されている一般の様式がありますが、 市販されているものはどちらかというと転職者用で、「志望動機」を書く欄などのスペースも少なくなっています。 本学様式の場合、大学名が印刷されており、用紙も厚くしっかりしているので、こちらを使用するほうがよいでしょう。
本学様式の履歴書は湘南キャンパスが1号館のファミリーマートで、自由が丘キャンパスが1号館地下売店で販売しています。 (1セット5枚入り150円)提出直前で切らさないよう、あらかじめ数セット購入しておくとよいと思います。
貼付用写真は、写真店で撮影し(スピード写真不可)、多めに用意しておきましょう。 写真の裏には、大学名・学部・氏名を記入しておきましょう。
「自己紹介書」の欄は、ゼミや課外活動、性格や趣味などを通して自分の特徴を伝えるところと、 そういう自分が何故その企業を志望しているのか、入社したら何がしたいのかということを記入する志望動機から構成されています。 誰もが書きそうな内容に陥らないためには、やはり自己分析がどうしても必要になります。 キャリアセンターでは、随時履歴書添削を行なっています。自己分析で悩んだり、どう表現してよいか迷った場合には、 どうぞキャリアセンターを訪ねてください。

成績証明書

学業成績が記載されたものです。成績は重視しないと明言している企業も中にはありますが、 学生生活の中で学業に打ち込んだ度合いを物語るのが、この成績証明書です。

卒業見込証明書

所定の科目を履修し、卒業に必要となる単位数を取得できる見込みが立った学生に発行されます。

健康診断書

毎年4月に産業能率大学で行なわれる健康診断を受診した学生に発行されます(発行は5月上旬となります)。 学校で健康診断を受けていない場合は、各自で最寄りの病院で受診し診断書を発行してもらうことになります。 なお、その際は有料となり、また、発行に時間がかかることがありますので注意してください。

履歴書・自己紹介書

提出された履歴書は、応募者の基礎データとして、選考中に何回も取り出され、コピーして面接官に読まれています。
言うなれば就職活動で自分の分身ともいうべき大きな役割を果たすもの。
書類提出前日になって慌ててなぐり書きすることのないよう早目に用意しましょう。
キャリアセンターでは履歴書の添削を随時行っています。(要事前連絡。電話でも可)
事例は「就職ハンドブック」を参照

エントリーシート

エントリーシートとは

エントリーシートとは、各企業が独自に作成した応募書類のことです。履歴書に似ていますが、最も異なるのは、
フォーマットに工夫を凝らし、その企業への「志望動機」や「自己PR」などを履歴書以上に詳細に記述させるという点です。
最近では受験申込の際や説明会の予約時に、インターネットで提出させる企業も少なくありません。

エントリーシートの目的

企業が選考過程にエントリーシートを使用する目的は2つあります。


志願者を絞り込む

エントリーシートは大企業や有名企業など、比較的学生に人気のある企業を中心に導入されています。 これらの企業は志願者が多く、ある一定の数に受験者を絞らないと次のステップである面接選考に対応しきれなくなります。 そのため、文字数を多く記述させる「負荷」をかけることにより、ぜひとも応募したいという学生のみが提出するため、 対象を絞り込むことができます。

一度にさまざまな要素を自社の基準で判断できる

同一シートを使って自社の尺度で応募者を比較できるため、本当にその企業の求める人材を選考できるメリットがあります。 たとえば入社したいという意欲、志望動機の強弱や具体性、入社してからやりたいこと、 文章作成(作文)能力…などを1枚のエントリーシートを使って評価できるわけです。

エントリーシートの内容

エントリーシートの構成は企業によってさまざまですが、住所・氏名・学歴など履歴書と同様の項目は共通しています。 また、先入観をなくすため、学校名を書かせない企業もあります。 そして、それ以外の項目(志望動機や自己PRなど)に各企業の独自性や工夫が見られます。 実際、企業で挙げられた項目の一例を掲げます。

あなたの自己PRをしてください。

•学生時代に力を入れたことは?
•自分の長所・短所は?
•あなたの持ち味は何ですか?
•これだけは他人に負けないと思うことは?
•学業以外に力を入れたことは?
•学生時代のユニークな体験を教えてください

当社を志望する理由について述べてください。

•あなたは当社のために何ができると思いますか?
•あなたの能力や経験を当社でどのように活かしていきたいと思いますか?
•あなたが企業を選択するうえで最も重要だと思うことは何ですか?

将来の希望について教えてください。

•あなたが当社で実現したい「夢」は何ですか?
•10年後のあなたはどんな社会人になっていると思いますか?

エントリーシートへの取り組み

本当に行きたい会社かどうか自分の意思を固めて、応募すると決めたらパワーを割いて取り組むべきです。 上述のとおりこれが第1次選考となっている企業が多いのが現実です。 業界研究、企業研究を十分に行ない、文章を磨き、あくまで入社したいという意欲と、 具体的な記述を展開しなければ、面接選考に進めない可能性があるからです。

会社訪問の方法

学生のみなさんにとって会社訪問は緊張するものです。 模擬面接などは積極的に受けて、その場の雰囲気に慣れておきましょう。

持ち物

「しまった!」ということがないように、必ず確認しましょう。
•履歴書・自己紹介書
•成績証明書
•卒業見込証明書
•健康診断書
上記1セットを、訪問社数より少し多めに。

•手帳
•筆記用具
•印鑑(交通費を受領する場合がある。)
•会社訪問ノート(質問事項などを書いておく。)
•お金
•ハンカチ
•くし

*女性
•ストッキングの替え
•絆創膏(くつずれ対策)etc.

受付

受付であいさつするときから、面接はすでに始まっているという意識で臨みましょう。
「失礼いたします。私、産業能率大学の○○と申します。採用ご担当の△△様をお願いします。」
*時間の約束を取ってある場合は、その旨を必ず伝えること。信用が違ってきます。

入室

第一印象が大切。元気よく、礼儀正しく大学名、学部名、氏名をまず自分から名乗ります。

いざ!面接

大きな声でハッキリと相手の目を見て話すことが大切です。雰囲気にのまれることなく、自信を持って堂々と答えましょう。 そのためにも、模擬面接はやって損することはありません。
*次の訪問日なども必ず聞いてメモしておきましょう。

退出

会社の玄関を出るまでは、面接はまだ終わっていません。自分の面接時間が終わっても、会社はまだ就業時間中です。 大声でおしゃべりしたり、うろうろするのは厳禁です。
*社員とすれちがったら、軽く会釈するくらいの心構えを持ちましょう。

採用試験の種類

「わが社にとって必要な人物であるかどうか」を客観的に判断することが採用試験の目的です。 適性検査などは、直観や作業の速さ・正確さを求められる場合もあるので、 学内の模擬テストなどで経験を積んでおくことが大切です。
昨今の厳しい就職環境から、書類選考・適性検査・筆記試験を重要視する企業が増えています。ここを通過しなければ面接にたどり着きません。早い時期からしっかりとした対策を行なう必要があります。

書類選考

履歴書や成績証明書、エントリーシートなどによって、企業の求める条件と照合し、適・不適を審査します。
誤字・脱字・書類の不備・汚損に注意!!
履歴書添削実施中!

適性検査

受験者の性格・能力などを検査し、職務に適する人物であるかどうかを客観的に判断します。 最近、急速に普及し、ほとんどの企業が実施しています。

•SPI3(大企業を中心に多くの会社で実施)
 性格検査に加えて能力検査で国語能力(言語能力)と論理的思考力(非言語能力)を測るものです。 最近では、英語力を測るものも登場しました。
•CAB・GAB
 SPI3と並び実施されている適性検査です。
•YG検査
 質問形式で、個々の人格・特性などを調べます。
•クレペリン検査
 加算作業により、仕事の適応力などを調べます。
•SE適性検査
 論理的思考力や分析的推論能力など、プログラマー・SEとしての資質を調べます。

筆記試験

一般常識・外国語など、難易度は高卒程度ですが、基本をしっかり復習しておきましょう。また、毎日、新聞を読む習慣をつけましょう。
1.一般常識
2.外国語(主に英語)
3.専門科目
4.論文・作文   など

面接試験

1.個人面接 2.集団面接 3.グループディスカッション

健康診断

胸部レントゲン撮影(間接)・血沈・血圧・尿・視力検査など。 日頃の健康管理が大切。とくに前日は十分に睡眠をとりましょう。

作文・小論文の書き方

作文・小論文をなぜ書かせるか

企業が採用選考のステップの中で作文・小論文を書かせるケースが増えています。書かせる目的は、学生自身の考え方がどう表現されるかによって、その学生が企業にとって必要とする人材なのかどうかを判断することにあります。企業はその人の考え方、観察力、論理的思考力、体系的にまとめる能力などを文章を通じて判断するわけです。

評価項目について

企業が評価するポイントを整理すると次のような点があげられます。
1.書かれている内容が課題と合っているか
2.文の構成はしっかりしているか
3.論旨が一貫し、内容に矛盾点や誤りがないか
4.文法的に正しく、誤字・脱字がないか
5.全体としてわかりやすく表現されているか

書き方のポイント

限られた時間内に一つの文章をまとめあげる作業はかなり難しいものです。日頃から自分の考えを短い時間で文章にまとめる練習を重ねておくことが必要です。一般的に、文章量は800字から1,200字以内、制限時間60分程度で行なわれます。

(1)文章構成を考えて書く

 作文の構成は「起-承-転-結」や「序論-本論-結論」が一般的ですが、後者の構成でまとめた方が書きやすいでしょう。あるいは結論を先に述べて、それを説明していく方法でもよいでしょう。

(2)抽象的な表現を避け具体的に書く

 5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように)を意識し、身近な体験や話題を織り込んで書いていきます。
ここで展開する文章から価値観や個性を読み取り、書き手の能力を判断していきます。非常に重要な部分です。

(3)短い文章をつなげて書く

 主語と述語の関係がわかりにくい長い文章は読む気が起こりません。短文を重ねてわかりやすく書くよう心掛けましょう。

(4)文体を統一する

 「ですます調」と「である調」の混合は避け、文体を統一します。

(5)最後に必ず見直しをする

 全体を通して、誤字や脱字がないか、表現のおかしい箇所がないか見直します。

出題されたテーマの一例

実際に企業で出題された課題テーマの一例を掲げます。

「最近関心を持ったできごと」「○○業界の10年後」「私の尊敬する人」「私の職業観」「あなたの長所をこの会社でどう活かすのか」「私が挑戦したこと」…など

面接のポイント

面接試験の意味

面接は選考の中で最も重要なものです。筆記試験を行なわない企業はあっても、面接試験を行なわない企業はありません。企業は筆記試験や成績証明書では判断が難しい人間性や仕事への意欲、人とのコミュニケーション能力をはかるために、直接本人と話してみて、その企業の求める人材にふさわしいかどうか判断します。

面接試験の種類

面接試験は大別して次の3種類があります。

(1)個人面接

最も多い方式で、受験者一人に対して面接官が一人ないしは複数名で行なうものです。時間は15分から30分程度。短時間でいかに自分を印象づけるかがポイントです。

(2)集団面接

複数の学生が同時に、一人または複数の面接官と行なう方式。多数の受験者を短時間で面接できるため応募者の多い企業に多く採り入れられています。他の学生と比較されるため印象に残るように積極的な態度で、また自分の特徴を出すことがポイントです。

(3)グループディスカッション

受験者を5~10名程度のグループに編成し、テーマを与えて自由にディスカッションさせ、その様子を試験官が観察し、発言や態度から積極性・リーダーシップ・協調性・理解力・表現力・説得力などを評価します。

面接のポイント

どの形式の面接であっても、いかに相互のコミュニケーションがとれるかが一番のポイントです。発言する内容を丸暗記して述べたり、マニュアルどおりの回答をするのでなく、自然体で臨み、志望動機や自分のセールスポイントを簡潔明快に話すことが重要です。

(1)第一印象を良くする

 マナー、身だしなみ、正しい言葉づかいは第一印象を良くするポイントです。

(2)志望動機は具体的に自分の言葉で伝える

 その会社を志望した理由と入社後やってみたいことは必ず聞かれます。事前によく準備し自信をもって答えましょう。

(3)相手の目を見て明るく話す

 うつむいたり、視線が落ち着かないと好印象は与えられません。相手の目を見て明るくハキハキ話すことを意識的に心掛けましょう。

(4)質問の意味をよく把握し簡潔明瞭に話す

 質問を最後までよく聞き取り、自分の考えを頭の中でまとめたら簡潔に答えましょう。1分間で一つの内容を伝えるようトレーニングしてみてください。

(5)具体例を交えて話す

 自己PRは具体的なエピソードをベースに話してください。面接対策本のコピー・ペーストは禁物です。

面接必出質問

「丸暗記していけば大丈夫だろう。」「なんとなく頭で考えておけば、なんとなく言えるだろう。」という甘い考えでは必ず失敗します。

KEY WORDを書き出してみよう

1.志望動機
2.入社後の希望職種
3.自己PR
4.「産業能率大学」の紹介
5.大学時代に最も力を入れたこと
6.ゼミの内容
7.長所と短所
8.職業観
9.キャリアプラン
10.クラブ活動
11.アルバイト

内定時の留意点

内定とは

内定とは、採用試験に合格した学生に対し、企業が文書で来春卒業後の入社を認める通知をすることです。文書が来る前に電話等で口頭で伝えられることもあります。内定の出そうな時期には家族などに自分の所在を明らかにしておく必要があります。またひとり暮らしの人は必ず留守番電話をセットしておきましょう。

提出書類

内定が出たら、アカデミックアドバイザー担当の先生とキャリアセンターに速やかに報告してください。次に就職先として決定したら、「進路決定届」と「就職活動報告書」を提出してください。「進路決定届」の提出が遅れると、キャリアセンターでは活動終了と判断できず、就職状況の問い合わせをする場合がありますので必ず提出してください。

重複内定・内定辞退について

多くの企業に応募している関係で、就職活動を行なっていて、ほぼ同時期に複数の企業から内定をもらうケースも出てくるかと思います。当然就職先は1つに決める必要があり、その他の企業の内定を辞退することになります。内定辞退にあたっては、次のことに十分注意を払う必要があります。

(1)内定辞退はできるだけ速やかに、謙虚な態度で

辞退は早ければ早いほど良く、時間が経過するほど企業の態度が硬化する可能性もあります。応募者も企業を選ぶ権利は当然ありますが、辞退は企業にとって採用の計画に変更が生じ、迷惑なことに変わりはありません。誠意を持って行動しましょう。

(2)辞退の可能性がある場合は、先生(大学)からの推薦状を提出しないこと

先生(大学)の推薦状を提出すると原則として辞退はできません。万一辞退すると、会社だけでなく同時に応募している産能大生、推薦した先生や学校に迷惑がかかります。

(3)内定は同時に2つ以上持たない

2社目以降は速やかに一方を辞退し、いつまでも内定を複数保持しないようにしてください。

入社誓約書について

内定した企業から誓約書の提出を求められるケースがあります。これには「今後一切の就職活動を終了し、必ずその会社に入社することを誓います」という文面が記載されており、ここにサイン・押印して内定した企業に提出するものです。通常は二週間程度の提出期限が設けられており、未提出の場合は内定が無効となります。誓約書は一種の契約書に該当し、これを提出した後に内定を辞退することは好ましいことではありません。本当に行くかどうかよく考えてから提出するようにしてください。
しかし現実には、内定した企業から誓約書の提出を求められて、なおかつまだ第一希望の会社の選考が済んでいない状況も起こり得ます。第一希望の会社に必ず合格する保証がないため、誓約書を提出し内定を確保しながら活動したくなるのも心情的に察知できますが、そのためのトラブルも実際発生しています。このような事態を招くことのないよう、速やかにキャリアセンターまで相談にきてください。

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